Составьте одну таблицу заказов
Для каждой фабрики запишите название, контакт, артикулы, количество, дату готовности и ожидаемое число мест. Дайте каждому заказу короткое обозначение и согласуйте его со складом. Если одна фабрика отправит товар несколькими частями, это тоже нужно отметить. Такая таблица позволяет отличить неполную поставку от заказа, который ещё находится в производстве.
Передайте всем одинаковые инструкции
Каждому поставщику нужны согласованный адрес склада, контакт приёмки и обозначение заказа на упаковке. Уточните, кто оплачивает доставку по Китаю и как передаёт информацию об отправлении. Нельзя рассчитывать, что склад распознает вашу коробку только по имени в переписке: у разных заказчиков могут быть похожие товары и одинаковые названия фабрик.
Разделите приёмку и проверку качества
Приёмка по числу мест не означает проверку каждого изделия. До поступления согласуйте, нужны ли вскрытие, пересчёт, фото определённых артикулов или выборочная проверка. Опишите критерии: цвет, комплектность, размеры, состояние упаковки. Если товар обнаружен без маркировки или с повреждённой коробкой, порядок уточнений с поставщиком должен быть понятен заранее.
Решите, ждать ли последнюю фабрику
Общая отправка зависит от готовности всех входящих заказов. Если один задерживается, сравните ожидание на складе и отдельный вывоз готовой части. Уточните условия хранения и повторных складских работ. Разделение иногда помогает получить нужные позиции раньше, но решение принимают по полной стоимости обоих вариантов.
Соберите окончательные данные после упаковки
После объединения партии могут измениться количество мест, масса и объём: часть коробок усилят, другие разместят на палетах. Получите окончательный упаковочный лист и привязку мест к заказам. Если груз предназначен нескольким получателям в России, заранее согласуйте, где его разделят и как будет маркирована каждая часть.